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馆藏档案保护
作者:办公室  更新时间:2013-12-21

馆藏档案保护

 确保馆藏档案安全,最大限度地延长档案寿命,是每一位档案工作者的神圣使命,也是开发档案信息资源,向社会提供档案服务的必要条件。本文就馆藏档案的保护工作,谈点粗浅认识,与档案界朋友进行交流。
 一、把好档案入库关
 馆藏档案主要来源于(机关、企事业单位)档案室,由于这些档案室保管条件相对简陋,很容易感染微生物及害虫,从而对档案形成为害,因此,在接收档案进馆时一定要把好入库关。所以,在档案入库前采取除尘、消毒措施是确保档案安全的关键环节。
 (一)档案除尘。将档案室移交来的档案集中在消毒间,按顺序一卷一卷(一件一件)地反复抖动,把浮着或夹在文件中的灰尘、纸屑等清除掉,以减少微生物滋生机会。
 (二)进行档案消毒。目前一些条件较好的档案馆已经拥有了消毒柜,条件梢差一点的档案馆也有简易的消毒箱。这给档案消毒提供了必要的条件。在档案除尘之后,第二道关就是消毒,无论使用真空消毒柜,还是使用简易的消毒箱,都要严格按照操作规程进行操作,不能图事实,走过场。消毒的湿度、时间、药物、气体浓度都必须达标,一定要把危害档案的各种微生物及害虫统统杀死。
 (三)对消过毒的档案放气后,要及时入库上架。进入库库房时,工作人员要戴口罩、穿消毒工作衣、戴工作帽和专用手套,并更换库房专用鞋,以切断微生物进行档案库房的其它途径。
 二、保持库房卫生
 保持档案库房清洁卫生,是维护档案安全的一项基础性工作,但保持档案库房清洁卫生也有一定的要求:一是每周要打扫一次库房内卫生,不仅要打扫明处,而且要保持柜(架)、顶部、底部及门头、门后、窗台内卫生。二是在打扫上做到两个避免:即避免夏秋高温高湿季节用湿布拖地板、擦柜(架)。如果在夏秋季节用湿布拖地板或擦柜(架),会人为地增加库房内的相对湿度,不利于档案的安全保管;避免用鸡毛掸子掸灰尘。使用鸡毛掸子掸灰尘,会导致灰尘飞扬,起不到除尘作用。现在多数档案馆都有吸尘器,因此,在除尘时最好使用吸尘器。三是出入库房时要换鞋,在每个库房的缓冲间内配备专用鞋。工作人员进入库房时一定要换鞋,不换鞋不能直接进入库房,以免带入灰尘、菌源等等。四是多风季节注意关闭门窗。中原地带从每年12月份到来年的5月份为干燥多风多尘季节,在这段时间内要特别注意紧闭库房门窗,如果需要进行温湿度调节,首先要了解天气情况,避开大风天气,以减少灰尘进入库房的机会。五是要保持库房外部卫生(特别是库房门外围的卫生),要达到无垃圾、无杂草、无积水的三无标准。
 三、调节库房内温湿度
 修武地处中原,四季分明,一年到头温湿度变化较大,只有3月到5月中旬和10月中旬到11月中旬这几个时期档案库房的温湿度接近国家规定的(温度1420℃,相对湿度5065%)标准,其余时段都有相当大的差距。根据易引起档案害虫、微生物产生以及造成字迹褪变的温湿度条件,调节温湿度工作的重点应放在每年69月份,因为在这4个月份,一是天气温度高,会导致库内温度上升;二是降雨多,空气相对湿度大(一般为7090%之间,有时会更高),湿气会通过门窗缝隙以及工作人员出入库房等机会而侵入库房内,造成库房内相对湿度上升,不利于档案的安全保管。在这一时期内做好库房内温湿度调节,应作为档案保管的一项重要工作。我们要根据每天登记的库房内温湿度及天气变化情况,及时启动空调和去湿机降温降湿,是较为先进的办法。使用空调和去湿机应注意两点:一是每四个小时要为去湿机倒一次水,一般中小型去湿机储水桶在23升左右,四个小时基本上可以吸满,所以及时倒掉储水桶的水,既有利于机器的正常工作,又不至于满水溢出。二是空调和去湿机一般安排在白天工作,晚上统统关掉,这样不仅避免了机器设备超负荷运转,而且利于库房安全。通过机器设备调节温湿度,使库房温湿度接近或达到档案安全保管要求,也就是实现了调节的目的。
 四、定期投放药品
 根据档案害虫和微生物的生存条件,在档案库房内定期投放防虫防霉药品,有利于档案的安全保管。改革开放以来,科学技术飞速发展,防治档案害虫研究成果显著,有机和无机的杀虫(驱霉)药剂品种繁多。而中草药合成的杀虫剂,对延长档案寿命更有利。因此,在每年5月初向档案库房内投放一定量的杀虫剂,是防治害虫,抑制微生物的得力措施。在剂量上一般掌握第在每立方米5克左右,把药品放置在档案柜(架)门内侧,但不要直接放在案卷或资料上。在投药后的两周内,尽量减少进入库房次数,能使药物起到良好的杀虫、杀菌效果。每年在药物的使用上不要连续使用同一种品牌,应每年更换一种品牌,以避免害虫产生抗药能力。如南京天桥化工厂生产的长效防霉驱虫剂、昆明生产的防霉杀虫剂以及无公害档案杀虫剂-8489等都是较为理想的档案杀虫药品,对于黑皮蠹(幼虫)、烟草甲(幼虫)、谷蠹、毛衣鱼等都有极好的杀虫效果。
 党的十六届五中全会发出了建设社会主义新农村的号召,在服务社会主义新农村建设中提供档案信息,积累档案财富,保护档案安全,是我们每位档案工作者的神圣使命,研究探索创新档案保护技术任重道远。

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