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作者:王东晓整理  更新时间:2019/7/18

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dafabet888娱乐场就是对零乱的和需要进一步条理化的档案,进行分类、组合、排列和编目,以达到系统化、有序化的过程,它是档案管理的核心工作之一。

根据《归档文件整理规则》,可以梳理出一下步骤,其实,之前的时候都有写过的,但是根据现在的理解,稍微又修改了一下:

1、收集

档案资料的收集,是dafabet888娱乐场的第一步,收集工作是以“以我为主”、“以本级为主”、“以本机关为主”,就把收集的范围限定在本机关形成的文件。

2、组件

归档文件一般以每份文件为一件。

但也有特殊情况:一般简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件。

另外还需要注意件内顺序:

有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

3、分类

归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。

4、排列

最低一级类目采用组织机构分类法分类的归档文件,可依据编制部门下发的编制文件中的内设组织机构次序或机关习惯次序进行排列。一般是综合性部门在前,业务性部门在后。

5、编件号

按照不同保管期限的档案资料不得混装,就可以理解永久、定期30年、定期10年三种不同保管期限的归档文件是要进不同的库房。

所以每年的不同保管期限的第一件每年都从“0001”开始编制,形成的目录分别装订成册。

6、编页码

归档文件以件为单位编制页码。页码应逐页编制标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。

7、填写归档章

归档章是档号在纸质归档文件材料中的具体体现,应该盖在文件首页上方空白位置,统计报表等横式文件,在文件右侧居中位置加盖归档章。

8、填写备考表并装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。

注意:不同年度的归档文件不得装在同一档案盒内;不同保管期限的归档文件不得装在同一盒内。

9、编目

著录项有全宗号、全宗单位、保管期限、机构(问题)、年度、盒号、件号、文号、题名、责任者、成文日期、页数、档号、密级、备注等内容。

10、数字化扫描

扫描前,去掉资料中所有金属物,如订书针、大头针和回形针等,保持资料的整齐,不能出现资料内容混乱、页面折皱不平、漏页、倒页的现象。

扫描形成文件保存为多页PDF格式,文件命名为档号,即全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。

11、装订

归档文件以“件”为单位逐件进行装订。属永久和30年保管期限的,根据文件的厚薄,文件页数较少时,采用直角装订或缝纫机轧边装订;文件页数较多时,采用“三孔一线”左侧装订。定期10年期限档案的可用订书机装订。

12、入库排架

将档案盒按保管期限和盒号先后次序依次放入档案柜内。排列顺序:自上而下,自左自右。

至此,对档案文件材料的整理算是基本完成。

 


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